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기업존폐, 효과적 BCP에 달려
유지보수 등 이해할 수 있는 문서계획서 작성해야
2011년 09월 08일 (목) 10:21:00 김용삼기자 marketing@di-focus.com

컨티뉴이티 센트럴

BCP 수립에 있어서 효과적인 문서작업과 절차는 매우 중요하다. 이는 실제 재난이 발생했을 때 이를 효율적으로 활용하는데 큰 도움이 되기 때문이다. 하지만 이를 위해서는 실제로 상당한 시간과 노력이 투입된다. 대부분 기업관련 BCP 계획은 이론에 그치고 있어 직접 수행하기 어렵고, 정보를 빠르게 갱신하는 시스템이 부족하다. <재난포커스 - 김용삼 기자>

행동절차와 명확한 기술이 필요

   
효과적인 문서작업과 절차는 이를 해결하는데 큰 도움이 되고 있다. 잘 작성된 문서계획서란 명확하면서도 핵심적인 내용이 포함되어야 하며 기술된 내용에 대해서도 경영자가 이해를 할 수 있는 수준이어야 한다. 잘 작성된 BCP 계획서는 또 조직의 복구역량에 직접적으로 영향을 미치게 해야하며, 계획서에 담기는 내용들도 논리적인 순서와 표준화된 양식을 따라 이뤄져서 경영자들로 하여금  이해할 수 있게 해야 한다.

특정 전문용어와 약자 해설목록을 첨부하는 것도 경영자들이 BCP를 이해하는데 도움이 된다.  기업관련 BCP 계획을 문서화 하기위해는 몇 가지 특징을 살펴봐야 한다.
우선 기업관련 BCP 계획은 세부적이어야 한다. 즉 업무기능과 운영을 모르는 임직원이 이를 보고 수행할 수 있을 정도로 구체적이어야 한다. 또 직설법적 문장으로 길지 않아야 한다. 문장이 길어지면 계획서를 읽고 참조하는 경영자의 이해도가 떨어지기 때문이다.

이밖에 각 문단의 시작에 주제문장을 사용해야 하며 문단은 가능한 한 짧게 하는 것이 좋다. 한 번에 한 고려사항만을 제시해야 하며 현재시제와 능동태 형식으로 기술해야 한다. 만약 수동태형으로 기술하게 된다면 문장이 길어지고 잘못 해석될 가능성이 커지기 때문이다. 기업관련 BCP 계획 문서작성에 있어서 우선 고려해야 할 사항은 우선 명령법과 직설법 문장을 활용해야한다.

명령법 문장은 동사로 문장이 시작되며, 직설법은 주어, 동사 그리고 구조를 서술하기 때문에 명령법 문장에 비해 길어지기 때문이다. 개요를 작성하고, 준비해야 한다. 전체적인 절차와 주요 단계에 대한 파악 그리고 이를 통해 중복부분 에 대한 식별이 가능하게 하기 위해서다. 특정영역 및 분야에서만 사용하는 전문용어사용을 피해야 하며, 계획서에는 임직원 개개인의 성명보다는 계급(직함), 조직 내에서의 위치를 기술하여 유지관리나 개정 필요에 드는 공수를 줄이는 것이 필요하다.

이 밖에 페이지의 앞 뒷면을 모두 사용해야하며 성별을 구분하는 명사 사용을 피하고 대명사 사용을 금하여 필요 없는 개정작업을 줄인다. 조건과 행동에 대한 예외상황을 줄여 일관성과 일률성은 확보하여 BCP 훈련 프로세스를 단순화시켜야 한다.

단일 단계 vs 다중 단계 데이터 취합방법 활용

기업관련 BCP 계획에 있어 BCP 담당자는 현업부서로부터 받아야 하는 필요한 정보를 결정하는 것은 중요하다. 리스크분석을 수행하면서 많은 설문과 인터뷰를 통해 다양한 정보를 요청하는 과정에서 관련 현업부서의 협조를 제대로 받지 못하는 경우가 많다. 따라서 BCP 담당자는 이를 위해 잘 준비돼야 하고 적합한 프로젝트 관리방법을 활용해야 한다. 프로젝트관리란 프로젝트로부터 이해관계자의 필요와 기대를 충족하기 위해 지식, 기술, 도구와 기법을 적용하는 것을 말한다. 기업관련 BCP 계획을 수행하는 동안 BCP와 관련된 많은 양의 정보를 모으는 것도 중요하며, 이런 방법은 BCP 담당자와 경영자에게 효율성을 제공한다.

BCP 솔루션(시스템)의 활용

   
BCP 계획을 수립, 개발, 관리할 목적으로 BCP 솔루션(시스템)이 필요하다. 현재 BCP 솔루션은 전통적으로는 데이터베이스 프로그램이나 문서편집 프로그램과 같은 형태로도 존재하며, 이런 형태들의 조합과 발전된 형태도 개발 및 구현되고 있다. 어떤 BCP 솔루션은 샘플 계획서를 포함하고 있으며, 이를 통해 각 조직의 특별한 요건에 맞추는 형태이다. 또 재해방지, 보험분석, 중요정보보유 및 관리, 백업 전략과 같이 계획 프로세스 동안 조직이 반드시 고려해야 하는 BCP관련 이슈들을 다루는 지시사항을 포함하는 형태도 있다. 이런 솔루션 구축과 병행해 BCP 이슈에 대한 특화된 컨설팅과 교육이 제공되기도 한다. 가장 효과적인 BCP 솔루션 구축이 이뤄지기 위해선 대상을 전조직으로 확대 구현해야 한다. 그렇지 않을 경우 단순히 기술에 불과한 제한된 범위에 불과해진다.


BCP 개발에 솔루션을 활용하는 장점은 다음과 같다. 우선 계획 프로세스에 대한 시스템적 접근이 가능하다. 또 미리 설계된 방법론 기반으로 구축할 수 있으며 효과적 유지보수와 계획, 개발 프로세스에 있어서 투입 시간과 노력 감소시켜준다. 검증된 기법 활용을 참고로 도입 비용, 복잡성, 프로그램 구축으로 인한 관련 교육에 대한 요구사항 증대시킬 수 있다.


최근 금융위기로 인한 긴축과 비용절감이 요구되는 시점에서 BCP 담당자는 BCP 개발과 유지관리에 있어서 전반적인 효율성과 효과성 개선을 위한 방법과 기법 활용을 반드시 고민해야 한다.
또한 조직내의 BCP 유관부서, 현업 등 이해관계자의 참여가 현실적으로 제약이 있음을 고려해 이들의 시간과 참여의 효율성 확보를 위한 방안 마련에도 힘써야 할 것이다.

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