사건보고, 전시상황, 재난분석자료는 물론 회원가입 정보와 기업의 수출 발주서까지 중책을 맡고 있는 팩스의 역할은 현대인들과 밀접한 유대관계를 맺으며 공생하고 있다. 일반 회사를 방문해보면 팩스주변에 널려진 이면지와 팩스전문담당이 별도로 정해지지 않은 한 그대로 방치된 채 각종 결재문서와 가입정보가 담긴 내용들을 혼자서 열심히 토해내는 현장을 볼 수 있다.

아무렇지도 않게 관리되고 있는 팩스기기는 어떤 이에게는 또 다른 재앙으로 피해가 발생할 소지를 안고 있으나 누구하나 관심을 갖고 지켜보는 이가 없을뿐더러 사람들 왕래가 많아 문서유출로 인한 경제적 손실은 간과하고 있다. IT의 발달로 여유로운 삶을 누리는 ‘호사’를 누리고 있는데 비해 절대적 보안이 필요한 팩스의 중요성이 묻혀지고 관리보존에도 애를 먹고 있는게 사실이다.

이와같은 사안의 심각성을 인식한 IT솔루션 업체가 전자팩스 솔루션을 발표하면서 국내 선두주자로 나서 ‘보안사각지대 해소’라는 중대과제해소라는 특명아래 전략적 제휴에 나섰다. 이에 본지는 명인전자팩스 개발업체를 찾았다.

업무를 보면서 슬쩍슬쩍 하던 메신저, SMS 문자, 연인과의 영상전화 부러운 듯 하지만 또 하나의 나를 옭아매는 쇠사슬과도 같은 현대인들의 일상생활은 과거 삐삐를 허리춤에 차고 다니거나 2400bps 전화모뎀을 통해 “삐 이~”하고 접속, 1Mb의 용량을 다운 받는데 1시간이 소요되던 시대를 가끔씩 잊고 살아간다.

모든 것을 머릿속에 기억해 꺼내 놓는다면 좋겠지만 찰나의 순간만 슬라이드처럼 떠오르는 것을 우리는 추억이라는 좋은 말로 포장한다. 어떤 환경 속에서 어떤 선택을 하느냐에 따라 자투리 시간을 자기계발이나 문화 활동에 투자하는 여유로운 직장 생활을 꿈 꿀 수 있다. 그러나 업무에 있어서만큼은 이러한 추억이 용납되지 않는다.

IT강국에 다변화 되고 국제화 되고 있는 세태에 즉시 일처리를 못하면 낙오자로 전락하는 건 순간이기 때문이다. 그만큼 IT와 전자기술의 발전은 이 시대를 살아가는 현대인에게 넓은 아량을 베풀고 있는데 비해 유독 뒤쳐지는 분야가 있다.

바로 무수한 정보와 기업의 성패를 결정짓는 팩스기계. 하루에도 수십, 수백 건씩 중요한 내용을 담고 있는 문서들이 팩스를 통해 전달되고 처리되는 과정에서 문서 유실이나 정보유출의 ‘사각지대’라는 오명에서 헤어나지 못하고 있다. 유독 팩스만큼은 아직도 기계적 패스에 의존하고 있는데 이는 모든 근거의 자료를 문서화해 받아봐야 한다는 타성에 젖은 범주를 벗어나지 못하는데 있다.

명인전자팩스 개발 ‘키컴’
정보는 곧 국력이요 경쟁력에 있어 우위에 있다는 건 공감하면서도 눈에 보이지 않고 체험을 하지 않는 이상 ‘전자팩스’라는 단어가 다소 생소하게 다가오는 것은 사실이다. 그러나 팩스문서 보존과정에서 유실된 문서나 수출업체의 경우 발주과정에서 측량단위 mm를 ‘m'로 오판해 빚어지는 책임문제를 둘러싸고 법정공방으로까지 이어지는 경험을 한 기업이라면 키컴회사의 ’명인전자팩스‘를 주시할 필요가 있다.

회계전문프로그램 개발업체로 알려진 키컴(대표 이윤규 www.kicomfax.com)이 세무회계소프트웨어, ERP회계, ASP 서비스를 발판으로 ‘전자팩스 솔루션’을 개발, 제2의 도약을 위한 날개짓을 하고 있다. ‘명인전자팩스’소프트웨어를 개발한 키컴은 1982년 설립, IT기업에 있어서는 잔뼈가 굵은 토종 솔루션 개발업체다. 행망용SW로 최초 등극된 데 이어 팩스솔루션 업계로는 최초로 한국정보통신기술협회(TTA)로부터 굿 소프트웨어(GS)인증을 획득한 중견기업으로도 알려져 있다.

개발당시 어려움 봉착
96년 전자팩스개발에 돌입한 키컴은 97년 명인전자팩스 1.0버전이 산고의 고통을 이겨내고 첫 선을 보일 당시 국내 네트워크 환경이 열악한 탓에 네트워크 솔루션이 앞서가는 기업이 아닌 이상 큰 두각을 나타내지 못했다.

회사 이메일이나 개인 이메일로도 충분히 이를 소화해 내고 있는데 “왜 필요한 가”에 대해서 CEO나 담당 부서장들이 외면해 온데다 기존 문서편집기에서도 팩스기능이 첨가돼 있어 활용도에 대한 인식 부족까지 겹치면서 기술개발 초기단계부터 난관에 봉착했다.

이 윤규 대표는 “보안유출의 절반이상이 팩스에서 비롯된 다는 것을 인지한 약 10여개 IT업체가 달려들어 나름대로의 기존 기계식 팩스를 보완, PC에 팩스보드를 설치하는 방법의 자구책을 마련했지만 장비가 최하 500만원에서 수 천 만원을 호가하고 있다”며 “소프트웨어로 이를 제어하고 팩스 회선별로 송수신에 따른 권한재량권을 부여토록 해 문서유출과 유실방지는 물론 송수신된 문서를 체계적으로 데이터베이스화 해 관리하는 프로그램은 명인전자팩스가 유일하다”고 제품에 대한 자신감을 내 비췄다.

세무회계프로그램이 효자 역할을 했다면 ‘명인전자팩스’는 최근 론 스타 사건과 같이 팩스기를 이용한 정보유출 위험성에 대한 인식이 바뀌면서 기업을 살려낼 ‘효시’이자 국내 유일의 팩스 전산화부터 전자문서 유통 보안까지 책임지는 대표적인 솔루션 업체로 주목받고 있다. 특히 보안전자팩스와 전자결재가 연동되는 기능의 경우 키컴이 가지고 있는 특허기술로 이와 필적할 만한 업체가 아직까진 없다.

팩스진화 IT발전 따라가지 못해
팩스를 사용하다 보면 한번쯤은 경험했을 팩스기계의 문서 끼임과 수시로 교체해줘야 하는 용지, 팩스 오 송수신으로 인해 발생하는 기계음으로 짜증나고 싱크탱크(Think Tank)와 같은 부서 입장에서는 업무의 효율성 보다는 천덕꾸러기요 상전 모시듯 해야 하는 게 현실. “지긋지긋한 종이여 안녕” 단순한 광고카피만으로 인식했다간 오산이다.

전자팩스는 각 부서마다 설치된 팩스기기를 사무실에서 끌어내렸고 소모품비 절감은 물론 업무에 있어서도 효율성을 발휘 할 수 있어 실 사용자들의 경우 이 같은 장점에 대한 점수를 높이 평가한다. 특히 국제물류 사업 부문으로 본다면 사업의 핵심인 발주문서가 팩스로 송수신 되고 있다.

이 과정에서 누락되거나 발주문서의 오기(誤記)로 발생된 책임 공방을 놓고 잡음이 발생할 소지를 전자팩스는 손쉽게 해소시킨다. 물류업무에서 발생되는 계산서, 송장, 기타 증빙서류, 변경, 해지 등 한 달 평균 수 천 건의 정보를 팩스로 보내고 받는 만큼 팩스는 업체관리에 있어 비중이 높아지는데 비해 이방대한 양의 팩스로 업무 능률이 떨어지거나 혹 문서가 방치돼 정보가 유출될 경우 바로 직격탄을 맞을 수도 있다.

전자팩스는 이를 대비해 관련서류를 이미지 파일로 전자문서화해 PC로 송수신을 하기 때문에 하루 수백 건의 팩스도 앉은 자리에서 간단히 해결할 수 있고 팩스정보에 대한 통계자료산출은 물론 중앙서버에서 수발신 상황, 열람상황, 프린터 된 문서 매수까지 꼼꼼히 확인 가능해 문서가 제3자에 유출될 소지를 원천적으로 차단토록 했다.

키컴 사업본부의 안 선정 이사는 “민원처리와 관련 연간 38만여 건의 팩스를 수신하고 6만 건에 가까운 팩스를 송신하는 것으로 나타난 노동부 산하 전국 98개 고용지원센터의 경우 기계팩스에 의존하면서 업무과중을 겪었던 차에 종이팩스 대신 전자팩스로 민원을 처리, 시간을 50%이상 단축시켰다”며 효율성 사례로 제시했다.

또 수발신 하는 문서 모두 법적으로 중요한 근거자료로 활용되는데도 문서보관 공간 협소로 공간적 효용성면에서도 제한을 받아왔으나 전자팩스는 데이터베이스로 저장 관리해 쉽게 과거의 팩스를 키워드 하나로 검색, 재 발송할 수 있어 업무효율성 극대화는 물론 생산성 향상에도 기여하고 있다는 평을 받고 있다.

재해재난시 신속한 상황보고 전파
실제로 모 대기업의 경우 대리점 고객가입자들의 전화와 계좌번호, 주소, 주민등록번호 등이 담긴 계약서를 트럭이 운반하는 과정에서 교통사고가 발생, 대량의 개인정보가 유출돼 애꿎은 가입자들만 피해를 입은 사실이 언론을 통해 보도된 바 있다. 게다가 폰뱅킹 사고가 이메일로도 전파되고 스팸성 메일과 바이러스 감염 메일로 ‘기업보안’에 비상이 걸리면서 팩스보안에 대한 기업들의 의식이 점차 ‘전자보안팩스’로 눈을 돌리고 있다.

이와 관련 이 윤규 대표는 “4~5년 전 보안에 대한 관심이 높아지면서 하드웨어 팩스서버를 일부 도입했던 공공기관과 기업들이 팩스서버 업체들의 잦은 사업변경으로 서비스가 지원되지 않아 S.O.S를 요청하고 있다”며 “윈도우 98버전에서 사용됐던 하드웨어 팩스의 경우 XP OS체제에서는 정상가동이 안되는 불편 때문에 명인전자팩스의 윈백을 검토중인 것으로 알고 있다”고 말했다.

재난적 차원에서 접근 할 경우 “아이러니 하게도 미국의 경우 예를 든다면 전시상황에서 FAX는 풀 가동되며 일본 후쿠오카 지진 당시 기상청과 재난담당관리 담당기관, 방송국간 팩스를 오갔으나 재난 발생 시점과 방송 시점에 있어 시간차로 인해 경보가 늦게 발효됐던 것을 기억할 것”이라며 “팩스의 홍수 속에 상황보고 시스템은 재해재난 시 아날로그 환경에서 디지털 환경으로 바뀌면 팩스송신을 통한 상황보고 소요시간이 약 10초 이내로 기존 시간보다 10배 이상 단축된 것으로 자체 분석하고 있다”고 덧붙였다.